Effektive Buchhaltung in der Gastronomie

Einen Gastronomie-Betrieb zu führen, bedeutet nicht nur ein guter Gastgeber zu sein und guten Service anzubieten.

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Eine ordentliche Buchhaltung ist unumgänglich. In erster Linie, weil eine korrekte Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben ist. Gleichzeitig ist sie aber auch eine wichtige Grundlage, um Dein Unternehmen sinnvoll und erfolgreich steuern zu können.

Buchführungspflicht für Gastronomen?

Für die Gastronomie gibt es bei der Buchhaltung keine besonderen Regelungen. Etwa 80 % der Gastronomen in Deutschland handeln zudem als Einzelunternehmer und sind daher nicht bilanzierungspflichtig. Seit 2016 wurden außerdem die die gesetzlichen Grenzen für die Buchführungspflicht angehoben: Nur wer mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr oder einen höheren Umsatz als 600.000 Euro pro Jahr erwirtschaftet, ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für alle anderen gilt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die seit 2018 über ein amtliches Formular zu erstellen ist.

Die wichtigsten Regeln Deiner Buchhaltung

Die Grundregel lautet: Jede Buchung muss durch einen schriftlichen Beleg abgedeckt sein. Dazu gehört auch die richtige Kassenführung. Deshalb solltest Du folgende Grundsätze unbedingt beachten:

  • Kasse täglich führen (nicht einmal monatlich nachtragen)
  • Belege chronologisch sortieren, auflisten und fortlaufend durchnummerieren
  • Einnahmen des Tages getrennt nach Umsatzsteuersätzen aufzeichnen
  • Der Vergleich von Soll- und Ist-Bestand muss jederzeit möglich sein (Kassensturz)
  • Keine Buchungen ohne Belege durchführen
  • Keine negativen Bestände in der Kasse

Alle Streichungen und Änderungen Deiner Buchhaltung müssen immer nachvollziehbar und lesbar sein.

Grundlage der doppelten Buchführung: Kontenplan und Kontenrahmen

Die Begriffe Kontenrahmen und Kontenplan stammen aus dem Buchführungsbereich und werden häufig gleichbedeutend nebeneinander verwendet. Ein Kontenrahmen ist die Gliederung aller zur Verfügung stehenden Buchführungskonten und gibt damit den Rahmen Deiner Buchführung vor. Der Kontenplan ist ein individuell auf Dein Unternehmen angepasster Kontenrahmen, der zum Beispiel um unnötige Konten reduziert oder um zusätzlich notwendig gewordene Konten erweitert wurde. Eine allgemeingültige Antwort auf die Frage nach dem besten Kontenrahmen gibt es nicht, da keine Verpflichtung zur Nutzung eines bestimmten Kontenrahmens besteht.

Dein Kontenplan

Der Aufbau von Kontenplänen unterscheidet sich zwar, aber folgende Basis-Positionen müssen in jedem Kontenplan enthalten sein:

  • Anlage- und Umlaufvermögen
  • Eigen- und Fremdkapital
  • Erlöse und Aufwendungen
  • Summen- und Saldenvorträge
  • Statistische Konten

Wird Dein Gewinn durch die EÜR ermittelt, kannst Du Dich an folgenden Vorgaben orientieren:

  • Bank- und Kreditkartenauszüge getrennt und chronologisch nach Banken und Konten bzw. nach Kreditkartenunternehmen ordnen
  • Jedem Kontoauszug die betreffenden Ein- und Ausgangsrechnungen beilegen
  • Optional kannst Du einen Ausdruck bzw. eine Kopie Deines Kassenbuchs erstellen

Dein Jahresabschluss

Bei Verpflichtung zum Erstellen eines Jahresabschlusses mit einer Bilanz gelten folgende Regeln für Dich:

  • Eingangsrechnungen werden getrennt von den Ausgangsrechnungen geordnet und chronologisch sortiert
  • Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege werden getrennt nach Banken und Konten aufbewahrt und ebenfalls chronologisch sortiert
  • Kreditkartenauszüge werden getrennt nach Kreditkartenunternehmen chronologisch sortiert
  • Außerdem benötigst Du einen Ausdruck bzw. eine Kopie Deines KassenbuchesEine moderne Kasse optimiert Prozesse und vereinfacht Deine Buchführung.

Digitale Kassenvorgänge

Die Kasse ist ein wichtiger Bestandteil Deines betrieblichen Ablaufs. Bequeme Kassiervorgänge sind Teil eines guten Kundenservice. Auch für Dich gilt: Je einfacher die Abrechnung der Kasse, desto weniger Zeit verlierst Du im Büro. Moderne Kassensysteme haben das Ziel, zeitraubende Abläufe durch Automatisierung und intelligente Schnittstellen zu vereinfachen. Eine Kassen-Schnittstelle zur Buchhaltung erlaubt die Übergabe von buchhaltungsrelevanten Daten per Knopfdruck und erspart Dir Zettelchaos.
Weiterhin vereinfacht es die Buchführung, wenn Du bargeldlose Zahlungsmöglichkeiten anbietest und das bargeldlose Zahlen für deine Gäste angenehm machst. Durch die Digitalisierung Deines Bestell- und Bezahlvorgangs sind die dabei entstehenden Belege und Daten von Anfang an in elektronischer Form vorhanden. Du kannst sie so problemlos in Deine Software zur digitalen Buchhaltung einspielen. Ein weiterer Vorteil ergibt sich abends beim Kassensturz: Je mehr Kunden digital bezahlen, desto weniger Bargeld muss täglich umständlich gezählt und zur Bank geschafft werden.

Buchhaltung mit digitalen Lösungen vereinfachen

Auch Deine Buchführung kann vom digitalen Wandel profitieren. Eine digitale Umstellung Deiner manuellen Buchhaltung bietet Dir zahlreiche Vorteile. Es gibt eine Vielzahl an Software-Lösungen auf dem Markt, die Deine Buchhaltungsvorgänge vereinfachen und optimieren. Manche davon sind sogar speziell auf die Gastronomie ausgerichtet. Du kannst aber auch branchenunabhängige Software nutzen, die die Buchhaltung aller Unternehmensarten unterstützt.

Aufbewahrungspflichten

Gerade in der Gastronomie fallen oftmals viele kleine Transaktionen an. Für jeden dieser Geschäftsvorfälle, musst Du den zugehörigen Beleg revisionssicher aufbewahren – und das in den meisten Fällen über 10 Jahre hinweg. Deine Belege müssen jederzeit im Fall einer Steuerprüfung einsehbar sein.
Die Aufbewahrung Deiner Lieferscheine ist ein notwendiges Übel, 6 Jahre sind das gesetzliche Minimum. Lieferscheine, die nicht als Lieferschein ausgewiesen sind, gelten als Handelsbrief und dadurch verändert sich unter Umständen auch die Aufbewahrungsfrist. Beispielsweise ist eine Rechnung, die den Lieferschein beinhaltet, 10 Jahre aufzubewahren. Diese Fristen gelten immer ab Jahresende, nicht ab dem eigentlichen Ausstellungsdatum. Verlängerungen seitens des Finanzamtes sind immer möglich, wenn der Vorgang noch nicht steuerlich abgeschlossen wurde.

Fazit

Einfache Buchhaltungsaufgaben wie die Erstellung von Rechnungen, die Buchführung über Einnahmen und Ausgaben, sowie das Sammeln und Strukturieren der Belege und Quittungen übernehmen viele Gastronomen selbst. Der Einsatz geeigneter Kassensysteme kann dabei erheblich unterstützen. Besonders hilfreich ist der Einsatz guter Software, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Auf Knopfdruck bekommst Du eine Übersicht über die aktuelle Lage, die Du dem Prüfer vorlegen kannst.

Bei komplizierteren Angelegenheiten wie der Lohnbuchhaltung, der Erstellung Deiner Steuererklärung oder des Jahresabschlusses empfiehlt es sich, diese Aufgaben an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüros auszulagern.

Autor: Manfred Troike

Inhaber von LEINENLOS, Blog über Menschen, Ideen und Trends in der Gastronomie. Mich faszinieren die Abläufe in Gastronomiebetrieben, die Schnittstelle zwischen Gast und Personal. Es ist der Kontakt mit sehr unterschiedlichen Menschen, der mich jeden  Tag wieder neugierig macht.

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