Mitarbeiterverpflegung richtig versteuern: Was Gastronomiebetriebe wissen sollten
Mitarbeitende zu verpflegen, gehört in vielen Gastronomiebetrieben zum Arbeitsalltag. Kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten sind jedoch steuerlich nicht automatisch begünstigt. In der Regel gelten sie als Sachbezug und müssen entsprechend in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Was gilt bei Mitarbeiteressen?
Erhalten Mitarbeitende Mahlzeiten kostenlos oder vergünstigt, entsteht grundsätzlich ein geldwerter Vorteil. Für die steuerliche Bewertung gelten die amtlichen Sachbezugswerte.
Ab 2026 gelten folgende Werte:
- Frühstück: 2,37 Euro
- Mittagessen: 4,57 Euro
- Abendessen: 4,57 Euro
- Vollverpflegung: 11,50 Euro pro Tag
Diese Werte gelten grundsätzlich auch dann, wenn die Mahlzeit im eigenen gastronomischen Betrieb ausgegeben wird.
Was müssen Mitarbeitende versteuern?
Zahlen Mitarbeitende für ihre Mahlzeit mindestens den jeweiligen Sachbezugswert, entsteht in der Regel kein zusätzlicher geldwerter Vorteil.
Ist die Mahlzeit kostenlos oder liegt der Eigenanteil unter dem maßgeblichen Sachbezugswert, muss die Differenz als Sachbezug berücksichtigt werden. Dieser Betrag ist grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Beispiel
Für ein Mittagessen gilt ein Sachbezugswert von 4,57 Euro. Zahlt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter 2,00 Euro, ist die Differenz von 2,57 Euro als geldwerter Vorteil zu berücksichtigen.
Was gilt für Essenszuschüsse?
Neben der klassischen Mitarbeiterverpflegung können Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen auch Essenszuschüsse oder Essensgutscheine gewähren.
Für 2026 kann der Zuschuss für ein Mittag- oder Abendessen bis zu 7,67 Euro je Mahlzeit betragen. Darin enthalten ist der jeweilige Sachbezugswert. Voraussetzung ist unter anderem, dass tatsächlich eine arbeitstägliche Mahlzeit erworben wird und der Zuschuss die tatsächlichen Kosten nicht übersteigt. Ob diese Regelung im Einzelfall anwendbar ist, sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Warum eine saubere Dokumentation wichtig ist
Gerade in der Gastronomie werden Mitarbeiteressen häufig direkt während des laufenden Betriebs ausgegeben. Umso wichtiger ist eine nachvollziehbare Dokumentation.
Folgende Fragen sollten klar geregelt sein:
- Welche Mahlzeiten erhalten Mitarbeitende?
- Welchen Eigenanteil zahlen sie?
- Wie werden ausgegebene Mahlzeiten dokumentiert?
- Wie werden Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheiten berücksichtigt?
- Wie erfolgt die Erfassung in der Lohnabrechnung?
Eine sorgfältige Dokumentation schafft Transparenz, erleichtert die Lohnabrechnung und sorgt bei einer Betriebsprüfung für mehr Sicherheit.
Mitarbeiterverpflegung richtig organisieren
Mitarbeiterverpflegung ist ein attraktiver Zusatznutzen und kann die Zufriedenheit im Team spürbar steigern. Gleichzeitig sollten die steuerlichen Vorgaben konsequent eingehalten werden.
Wer Sachbezugswerte, Eigenanteile und die Dokumentation von Beginn an sauber organisiert, vermeidet spätere Korrekturen und schafft verlässliche Abläufe im Betriebsalltag.
Mitarbeiteressen sind ein echter Mehrwert für das Team. Mit einer korrekten steuerlichen Behandlung profitieren davon sowohl Beschäftigte als auch der Betrieb.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die konkrete Ausgestaltung der Mitarbeiterverpflegung und deren steuerliche Behandlung sollten Gastronomiebetriebe ihre Steuerberatung einbeziehen.
Sarah Gensch
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