Kosten senken in der Gastronomie: Jetzt handeln, um 2026 zu profitieren
Ab dem 1. Januar 2026 soll die Mehrwertsteuer auf Speisen in der Gastronomie dauerhaft auf 7 % gesenkt werden. Ein Schritt, der vielen Betrieben etwas Luft verschaffen wird. Aber: Wer jetzt schon unter Druck steht, kann sich nicht auf morgen verlassen. Der wirtschaftliche Alltag bleibt herausfordernd – steigende Einkaufspreise, Personalkosten und Energiekosten treffen viele Betriebe empfindlich.
Angesichts dieser Herausforderungen ist es entscheidend, bereits jetzt Maßnahmen zur Kostenreduzierung zu ergreifen. Denn wer heute effizient wirtschaftet, kann morgen von der Steuerentlastung profitieren, ohne die Qualität oder den Service zu beeinträchtigen.
Laut DEHOGA machen Personal- und Wareneinsatzkosten zusammengenommen etwa 70 % der Gesamtkosten aus. Es lohnt sich also, genau hier genauer hinzusehen – nicht mit der Angst vor Kürzungen, sondern mit dem Blick auf kluge Strukturen und intelligente Werkzeuge.
EINKAUFSMANAGEMENT: DER UNTERSCHÄTZE HEBEL FÜR WIRTSCHAFTLICHKEIT
Einkaufen ist mehr als nur „Waren beziehen, Rechnung begleichen“. Wareneinsatz ist ein zentraler und sensibler Kostenfaktor. Und trotzdem wird gerade hier häufig nach Bauchgefühl statt mit System gearbeitet. Dabei lässt sich durch ein strategisches Einkaufsmanagement nicht nur Geld sparen, sondern auch die Qualität der Produkte steigern.
Wer bewusst plant, saisonal denkt und digitale Lösungen einsetzt, spart bares Geld.
- Regionale und saisonale Produkte sind nicht nur nachhaltiger, sondern oft auch günstiger. Produkte aus der Region statt teurer Importware sparen Transportkosten und bringen Frische auf den Teller.
- Optimierte Lagerhaltung: Eine sorgfältige Lagerverwaltung hilft, Lebensmittelverschwendung zu vermeiden und den Wareneinsatz zu reduzieren.
Auch die Portionsgrößen bieten Spielraum: Was nicht gegessen wird, kostet trotzdem Geld. Warum also nicht mit kleineren, clever kalkulierten Portionen starten – und auf Wunsch nachlegen?
Noch größer wird das Einsparpotenzial durch den Zusammenschluss mit anderen. Wer sich in einem Einkaufsverbund, einer Gastro-Kooperation oder einem lokalen Gastronomen-Stammtisch organisiert, profitiert von gebündeltem Einkaufsvolumen. Das verbessert die Verhandlungsbasis gegenüber Lieferanten und bringt oft zusätzliche Boni, Sonderkonditionen oder niedrigere Lieferkosten. Besonders kleinere Betriebe, die allein wenig Marktmacht haben, können hier auf Augenhöhe mit größeren Playern einkaufen. Und: Auch der Informationsaustausch über gute Lieferanten oder aktuelle Preisentwicklungen kann Gold wert sein.
Digitale Plattformen setzen genau hier an. Über zentrale Marktplätze können Gastronomen aus einem breiten Sortiment an Produkten wählen, Preise vergleichen und direkt bestellen – ohne zeitraubendes Telefonieren oder Preislisten-Wälzen. Viele Anbieter ermöglichen auch die Integration mit Warenwirtschaftssystemen oder Kassensoftware, sodass der Überblick über Einkauf und Lagerhaltung einfacher wird.
Und nicht zuletzt: Lieferantenbeziehungen pflegen. Wer verlässlich bestellt, pünktlich zahlt und partnerschaftlich kommuniziert, profitiert oft langfristig. Viele Lieferanten sind bei Stammkunden bereit, individuelle Preise zu machen, spontan auszuhelfen oder neue Produkte testweise zu liefern. Das mag weniger greifbar sein als ein Rabatt in Prozent – aber in der Praxis oft nicht weniger wertvoll.
EINSATZ INTELLIGENTER KASSENSOFTWARE UND BESTANDSMANAGEMENT
Ein weiterer Hebel zur Kostenreduzierung: Weniger Verschwendung durch bessere Planung. Wer den Wareneinsatz regelmäßig mit den tatsächlichen Verkaufszahlen abgleicht, erkennt schnell, welche Produkte gut laufen – und wo vielleicht zu viel oder das Falsche bestellt wurde. So kann man die Einkaufsmenge anpassen, Verderb vermeiden und die Lagerhaltung verschlanken. Auch hier helfen digitale Tools oder einfache Controlling-Tabellen dabei, den Überblick zu behalten.
Noch effektiver wird dieser Prozess durch den Einsatz intelligenter Kassensoftware, die den Abgleich zwischen geplantem Wareneinsatz und realen Verkaufszahlen automatisiert und in Echtzeit visualisiert. Moderne Kassensysteme erfassen nicht nur den Verkauf einzelner Produkte, sondern ermöglichen auch eine präzise Analyse auf Tages- und Stundenbasis. So lässt sich beispielsweise feststellen, dass bestimmte Artikel – etwa frische Backwaren oder Salate – am frühen Nachmittag besonders stark nachgefragt werden, während sie vormittags vergleichsweise schlecht laufen. Entsprechend kann die Produktions- oder Bestellmenge gezielter gesteuert werden.
Ein konkretes Beispiel: In einem Café wurde dank der Kassensoftware erkannt, dass an Montagen deutlich weniger Croissants verkauft werden als an Freitagen. Früher wurde die gleiche Menge bestellt, was regelmäßig zu Überschüssen und damit zu vermeidbarem Verderb führte. Heute wird der Bedarf tagesgenau prognostiziert, was nicht nur die Abfallmenge reduziert, sondern auch Einkaufskosten senkt.
Zusätzlich bieten viele Kassensysteme integrierte Funktionen zum Bestandsmanagement. Sie zeigen automatisch an, wenn ein Produkt ungewöhnlich schnell ausverkauft ist oder sich trotz guter Verkaufszahlen ungewöhnlich hohe Lagerbestände aufbauen – ein möglicher Hinweis auf falsche Buchungen oder Schwund. Solche Systeme liefern damit eine wichtige Entscheidungsgrundlage für Einkauf und Sortimentsplanung, basierend auf realen, aktuellen Daten statt auf Schätzungen oder Erfahrungswerten allein.
Langfristig verbessert dieser datenbasierte Ansatz nicht nur die Effizienz im Einkauf, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit: Beliebte Produkte sind zuverlässig verfügbar, während wenig nachgefragte Artikel nicht unnötig Platz und Kapital binden.
ENERGIE- UND BETRIEBSKOSTEN: EFFIZIENZ STEIGERN, OHNE KOMFORT ZU VERLIEREN
Auch in der Küche und im Gastraum versteckt sich viel Potenzial. Wer in energieeffiziente Küchengeräte investiert, spart langfristig bei Strom und Wartung. Geräte mit Eco-Modus oder intelligenter Stand-by-Steuerung rechnen sich schnell – nicht nur für große Betriebe.
LED-Leuchten und Bewegungsmelder in weniger frequentierten Räumen wie Lagern oder Personaltoiletten senken den Stromverbrauch ohne Komfortverlust. Einsparpotenziale bieten auch intelligente Steuerungen für Heizung, Lüftung und Kühlung. Nicht zuletzt sorgt eine regelmäßige Wartung der Küchengeräte für einen reibungslosen Betrieb und eine längere Lebensdauer, während Prüfen und Erneuern von Dichtungen – zum Beispiel bei Kühltheke, Kühllager oder Tiefkühlraum – hilft, Energieverluste wirksam zu vermeiden.
Und zu guter Letzt: Schulung wirkt Wunder. Ein Team, das versteht, wie Energie gespart werden kann, achtet im Alltag auf Kleinigkeiten wie das Ausschalten ungenutzter Geräte oder das gezielte Nutzen von Spül- und Kühltechnik.
PERSONALMANAGEMENT: EFFIZIENZ OHNE QUALITÄTSEINBUSSEN
Guter Service braucht Menschen – keine Frage. Doch auch hier lohnt sich der Blick auf Strukturen. Durch effizientes Personalmanagement können Kosten gesenkt werden, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.
- Flexible Arbeitszeitmodelle: Der Einsatz von Teilzeitkräften oder Aushilfen in Stoßzeiten kann die Personalkosten optimieren.
- Multifunktionales Personal: Mitarbeiter, die in mehreren Bereichen einsetzbar sind, erhöhen die Flexibilität und Effizienz des Betriebs.
- Langfristig zahlt sich Mitarbeiterbindung aus: Zufriedene Teams bleiben länger, senken Einarbeitungskosten und tragen die Philosophie des Hauses mit.
DIGITALISIERUNG: PROZESSE OPTIMIEREN
Digitale Tools sind längst kein Luxus mehr – sie sind Standard. Moderne Kassensysteme helfen, Wareneinsatz zu analysieren, Deckungsbeiträge zu ermitteln und die Speisekarte datenbasiert zu optimieren.
Online-Reservierungssysteme entlasten das Team am Telefon, reduzieren No-Shows durch automatische Erinnerungen und schaffen mehr Planungssicherheit.
Und Self-Ordering-Apps? Sie nehmen in Stoßzeiten den Druck aus dem Service, entlasten das Personal und sorgen für weniger Fehler bei der Bestellung.
Auch im Bereich Hygiene und Qualitätsmanagement bieten digitale Lösungen große Vorteile: Digitale Checklisten, Temperaturprotokolle und Reinigungskontrollen sorgen für ein sicheres, strukturiertes und rechtskonformes Arbeiten – und vereinfachen gleichzeitig die Dokumentation für Audits oder interne Kontrollen.
FAZIT: JETZT DIE WEICHEN STELLEN
Die geplante Mehrwertsteuersenkung ist eine willkommene Perspektive – aber kein Ersatz für ein starkes, wirtschaftliches Fundament. Wer jetzt beginnt, seine Kostenstruktur zu analysieren, klug einzukaufen und auf digitale Helfer zu setzen, schafft sich Spielräume – für Investitionen, Mitarbeiterbindung und neue Ideen auf der Karte. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Maßnahmen für eine erfolgreiche Zukunft einzuleiten.
Manfred Troike
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